Administratieverplichtingen

Boekhouding
Boekhouding is het systematisch vastleggen van financiële feiten van een persoon, een bedrijf of een instelling met als doelen: het verschaffen van inzicht in de financiën en het afleggen van verantwoording over het gevoerde financiële beleid.

Iemand die in deze discipline werkzaam is, wordt een boekhouder of administrateur genoemd. De boekhouding resulteert meestal in een grootboek, dat op zijn beurt weer wordt gebruikt om de jaarrekening te maken. Het grootboek bestaat uit rekeningen of kaarten waarop per soort financieel feit de waardeveranderingen worden weergegeven. Het grootboek wordt ingeboekt met journaalposten ("boekingen").

Mede op basis van het grootboek worden de jaarstukken opgesteld, bestaande uit de jaarrekening (balans en winst- en verliesrekening, met toelichting) en het jaarverslag (tekstuele toelichting bij de jaarrekening en verwachtingen). De boekhouding wordt meestal gevoerd op een computer in een boekhoudprogramma.

De controle van jaarrekeningen wordt in Nederland door een registeraccountant of een accountant-administratieconsulent uitgevoerd, in België gebeurt dat door de bedrijfsrevisor.

Wettelijke boekhoudplicht (Nederland)
De wettelijke verplichting tot het voeren van een boekhouding vloeit voort uit het burgerlijk wetboek Boek 3 art. 15i
  • lid 1: Een ieder die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefent, is verplicht van zijn vermogenstoestand en van alles betreffende zijn bedrijf of beroep, naar de eisen van dat bedrijf of beroep, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde zijn rechten en verplichtingen kunnen worden gekend.
  • lid 2: De leden 2 tot en met 4 van artikel 10 van Boek 2 zijn van overeenkomstige toepassing.

Boekhouding
Voor rechtspersonen is een vergelijkbare bepaling opgenomen in Boek 2 van het burgerlijk wetboek, art. 10
  • lid 1: Het bestuur is verplicht van de vermogenstoestand van de rechtspersoon en van alles betreffende de werkzaamheden van de rechtspersoon, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de rechtspersoon kunnen worden gekend.
  • lid 2: Onverminderd het bepaalde in volgende titels is het bestuur verplicht jaarlijks binnen zes maanden na afloop van boekjaar de balans en de staat van baten en lasten van rechtspersoon te maken en op papier te stellen.
  • lid 3: Het bestuur is verplicht de in leden 1 en 2 bedoelde boeken, bescheiden en andere gegevensdragers gedurende zeven jaren te bewaren.
  • lid 4: De op een gegevensdrager aangebrachte gegevens, uitgezonderd de op papier gestelde balans en staat van baten en lasten, kunnen op een andere gegevensdrager worden overgebracht en bewaard, mits de overbrenging geschiedt met juiste en volledige weergave van gegevens en deze gegevens gedurende de volledige bewaartijd beschikbaar zijn en binnen redelijke tijd leesbaar kunnen worden gemaakt.

Voor de heffing van de rijksbelastingen is een administratieplicht opgenomen in art. 52 leden 1 en 2 van de algemene wet inzake rijksbelastingen, de AWR:
1. Administratieplichtigen zijn gehouden van hun vermogenstoestand en van alles betreffende hun bedrijf, zelfstandig beroep of werkzaamheid naar de eisen van dat bedrijf, dat zelfstandig beroep of die werkzaamheid op zodanige wijze een administratie te voeren en de daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde hun rechten en verplichtingen alsmede de voor de heffing van belasting overigens van belang zijnde gegevens hieruit duidelijk blijken.
2. Administratieplichtigen zijn: a. lichamen; b. natuurlijke personen die een bedrijf of zelfstandig een beroep uitoefenen, alsmede natuurlijke personen die belastbare winst uit onderneming als bedoeld in artikel 3.3 van de Wet inkomstenbelasting 2001 genieten; c. natuurlijke personen die inhoudingsplichtige zijn; d. natuurlijke personen die een werkzaamheid als bedoeld in de artikelen 3.91 en 3.92 van de Wet inkomstenbelasting 2001 verrichten.

De boekhoudplicht voor de rijksoverheid is in de comptabiliteitswet geregeld.

Boekhoudstelsels
In de boekhouding kunnen twee boekhoudstelsels worden onderscheiden, het kameralistische stelsel en het commercieel-economische stelsel.

Boekhouding
Kameralistische Stelsel
In het kameralistische stelsel worden ontvangsten en uitgaven vastgelegd; het is gericht op het inkomen en het verbruik daarvan. Daarbij wordt inkomen in aanmerking genomen op het moment dat het is ontvangen, en het verbruik van inkomen op het moment van de uitgave. Nadeel van deze methode is, dat de boekhouding slecht controleerbaar is en de jaarrekening, de staat van ontvangsten en uitgaven, pas opgesteld kan worden als alle ontvangsten en uitgaven over de periode zijn gedaan. In 1762 publiceerde de Oostenrijkse Hofrat Johann Matthias Puechberg in Einleitung zu einem verbesserten Kameral-Rechnungsfuße, auf die Verwaltung einer Kameral-Herrschaft angewandt, de nieuwe kameraalstijl. In de door hem beschreven methode worden naast de ontvangsten en uitgaven ook de opdrachten tot ontvangsten en uitgaven geboekt. Door de opdrachten (de soll-positie) te vergelijken met de daadwerkelijke ontvangsten en uitgaven (de ist-positie) is een betere controle mogelijk. Bovendien kan de jaarrekening eerder opgemaakt worden, door voor de na het eind van het jaar nog niet geëffectueerde ontvangsten en uitgaven uit te gaan van de 'soll'posten.

Commercieel-Economisch Stelsel
Het commerciële stelsel is gericht op de vaststelling omvang van het vermogen. Het commerciële stelsel kent twee methoden, het enkel boekhouden en het dubbel boekhouden. Uitgangspunt bij beide methoden is een inventaris van bezittingen en schulden, waaruit een balans wordt opgesteld. Met behulp van dagboeken worden waardeveranderingen vastgelegd, waaruit de balans aan het einde van de periode kan worden berekend (soll-positie). Deze balans wordt ter controle vergeleken met de inventarislijst die aan het eind van die periode is opgesteld (ist-positie).

Boekhouding
Om deze splitsing op te vangen worden vorderingen en schulden aangemaakt. Ze vormen de buffer tussen realisatie en betaling. Op basis van een dubbel boekhoudsysteem kan niet alleen veel correcter worden bepaald welk het resultaat is van een boekjaar (winst of verlies), maar kan ook veel directer (door de dubbele notering) worden bepaald hoe ons eigen vermogen evolueert. Er ontstaat ook een verschil tussen uitgaven (de geldbeweging in min) en kosten én inkomsten (de geldbeweging in meer) en opbrengsten, of een verschil tussen liquiditeitsstromen en resultaat (winst of verlies).
  • Enkel boekhouden (ookwel enkelvoudig boekhouden of kasboekhouding genoemd) is het systeem waarin dagelijkse boekingen in dagboeken worden bijgehouden, waaruit meteen de jaarrekening wordt getrokken, zonder eerst een grootboek te maken. Door de automatisering levert enkel boekhouden tegenwoordig vrijwel geen tijdsbesparing meer op. De enkelvoudige boekhouding houdt ook enkel rekening met financiële bewegingen en niet met bewegingen van vorderingen en schulden. Het is dus niet mogelijk om rechtstreeks de balans te trekken van bezittingen, vorderingen en schulden, zoals in het dubbel boekhouden.
  • Een resultatenrekening kan wel worden opgemaakt, want alle gedane kosten en ontvangen opbrengsten zijn genoteerd, maar alle te verwachten kosten, opbrengsten moeten worden bijgeteld.
  • De rekeningen van het grootboek kennen een debet en een creditzijde. De totalen van alle debetbedragen moeten gelijk zijn aan die van de creditbedragen. Dit noemt met het boekhoudkundige evenwicht.

Rekeningenstelsel (Grootboekstelsel)
Het rekeningenplan of rekeningenstelsel is de lijst van rekeningen, die in een boekhouding gebruikt worden.

Boekhouden en bedrijfseconomie
De boekhouding verschaft informatie die gebruikt wordt voor bedrijfseconomische beslissingen. Men deelt het daarom vaak in bij bedrijfseconomie. Men moet echter bedacht zijn op twee fundamentele verschillen tussen beide disciplines: ten eerste houdt boekhouding zich bezig met feiten, terwijl economie zich richt op mogelijkheden en keuzes; ten tweede is boekhouden een ambacht met een lange traditie, terwijl economie een wetenschap is.

Men zou kunnen zeggen dat boekhouding het verhaal vertelt over wat er echt is gebeurd, terwijl economie verhalen vergelijkt en probeert te komen tot een oordeel over wat er is gebeurd.

Boekhouding
Beknopte geschiedenis van de boekhouding
Door de eeuwen heen hielden met name handelaren een boekhouding bij, teneinde een overzicht te hebben en houden van de in hun ondernemingen gedane uitgaven en verkregen ontvangsten, om uiteindelijk te komen tot een inzicht in de winsten en verliezen. Van de oudheid tot en met de Middeleeuwen verliep dit op basis van enkel boekhouden, dat wil zeggen: zonder een grootboek te maken; de balans werd daarbij door inventarisatie vastgesteld. Er waren vele methoden van boekhouden. Deze zijn (deels) overgeleverd uit diverse culturen, onder meer uit Babylonië (kleitabletten) en het Oude Egypte (papyrusrollen).

In de Renaissance ontstond in Italië voor het eerst het systeem met dubbel boekhouden, waarschijnlijk naar aanleiding van de reizen van Marco Polo en de kennis die hij uit het Verre Oosten naar Europa meenam. De eerste beschrijving van het dubbel boekhouden is gepubliceerd in 1494 in het boek Summa de Arithmetica Geometria Proportione et Proportionalita door de Italiaanse Franciscaner monnik Luca Pacioli. Het dubbel boekhouden heeft als voordeel, dat door elke post op twee rekeningen te boeken, eventuele (enkelvoudige) fouten uiteindelijk altijd gevonden zullen worden. Daarnaast kan op ieder gewenst moment inzicht worden verkregen in de actuele stand van bezittingen en schulden.

Het is tegenwoordig een eis van de overheid, dat een ondernemer een methode van boek-houden gebruikt zoals gangbaar binnen diens branche. In de praktijk is dat altijd een systeem gebaseerd op dubbel boekhouden. Verder dient de ondernemer "goed koopmansgebruik" te tonen.

Boekhoudingen worden tegenwoordig veelal gevoerd met behulp van standaard software-pakketten op de eigen computer. In opkomst zijn de zogenaamde ASP-toepassingen waarbij de boekhouder gebruik maakt van een internetapplicatie.

Onderwijs
In Nederland zijn de basisbegrippen van het boekhouden opgenomen in de opleiding PD Boekhouden (Praktijkdiploma Boekhouden). Daarnaast is er een uitgebreid aanbod in het Hoger en Middelbaar onderwijs op het gebied van administratief-economisch onderwijs.
Bouw en Ontwerp We Are Konzept
Vaak bekeken pagina's: